Virtualizando las bibliotecas

La biblioteca académica, más que ninguna otra división, encarna la complejidad y la diversidad de la universidad moderna. Su espacio se sitúa en el centro nervioso de la universidad donde convergen saberes y conocimientos en distintas formas y plataformas. De ese mismo centro fluyen esos saberes y conocimientos hacia la compleja estructura universitaria. De la misma manera la biblioteca es la ventana por donde la vida universitaria mira hacia el mundo y hacia la cultura. A través de ella también el mundo nos mira. Toda esta relación convierte a la biblioteca en el eslabón de enlace más importante de la vida universitaria, tanto con el mundo interior como con el mundo exterior. Barack Obama dijo que las bibliotecas son “más que un edificio que alberga libros y datos, la biblioteca es una ventana a un mundo más amplio, el lugar donde siempre llegamos a descubrir grandes ideas y profundos conceptos que ayudan a mover hacia adelante la historia de América y la historia humana, hacia adelante”. (http://www.ala.org/ala/alonline/resources/selectedarticles/obama05.cfm)

Por eso es importante que la organización, la arquitectura, la propia infraestructura, y el personal, permitan traducir toda esa complejidad en un sistema de usos y servicios coherentes, rápidos y eficientes a usuarios que por su naturaleza son variados y complejos.

Estamos lejos del mundo en el que las bibliotecas eran simples depósitos de publicaciones constituidas como estructuras monolíticas hacia donde llegaban los usuarios de una manera reverente. A la luz de estas realidades se hace necesario repensar la biblioteca académica como una estructura flexible, dinámica, con capacidad de atender a usuarios de diversos intereses y con capacidad para influenciar a toda la institución universitaria, más allá de las edificaciones tradicionalmente definidas como bibliotecas.

La variedad y complejidad de los servicios que ofrece la biblioteca académica conlleva el repensar la organización interna de la misma. El modelo tradicional se ha caracterizado por una marcada división de trabajos y tareas, con espacios y funciones específicamente asignados a las distintas tareas: catalogación, circulación, Reserva, Referencia, Adquisiciones, etc. Esta estructura tradicional que una vez sirvió adecuadamente no se ajusta a los reclamos que los usuarios hacen de los servicios bibliotecarios, pues le resta agilidad de funcionamiento.

Retos hacia la eficiencia e integración de servicios

El modelo se construye en siete (7) retos que consideramos fundamentales. Estos están pensados en la biblioteca vista como entidad que puede impactar cada rincón del campus universitario.

Hay que conocer, en primera instancia, los requerimientos reales de información y la diversidad de los usuarios. Luego pasar a transformar los espacios y servicios en atención a las expectativas, demandas y dinámicas de aprendizaje.

Ampliar el conocimiento de los recursos de información, desarrollar destrezas para el estudio y la investigación a raíz de las necesidad que tiene la clientela de ser competente en la adquisición de conocimientos

Crear un ambiente colaborativo y efectivo en la biblioteca con el fin de liderar el acceso a la riqueza del conocimiento y desarrollar colecciones integrando las nuevas generaciones de publicaciones son otros retos fundamentales.

Como reto final, pero no menos importante está el velar por los derechos digitales, las prácticas de derechos de autor y preservación de recursos de información.

Estos siete retos representan una oportunidad de identificar y trabajar con alternativas efectivas e integradoras para satisfacer las necesidades de la diversidad de usuarios.

Acciones estratégicas

El criterio principal que se debe tomar en consideración para diseñar las acciones estratégicas es la rentabilidad. El uso de recursos electrónicos de código abierto para la implantación de sistemas, la utilización del capital humano interno y plataformas colaborativas de adiestramiento son otros elementos que hay que tomar en cuenta a la hora de establecer planes de acción.

Primero hay que explorar las necesidades de información mediante cuestionario de opinión sobre la página de internet y los servicios de información electrónicos y no electrónicos, generar los informes estadísticos de usabilidad de las bases de datos existentes y mediante la implantación de un sistema de Business Intelligence (BI) integrar los datos para un análisis integrando todos los servicos. Para lograr esto todas las transacciones deben entrar a sistemas electrónicos.

Para reestructurar los espacios físicos hay que crear un SuperDesk: un solo mostrador que facilite el servicio de referencia tradicional, circulación y asistencia tecnológica con la configuración de laptops para el acceso a Internet.

El website es pieza clave en la biblioteca. La biblioteca debe desarrollar sistemas en donde cualquier usuario en Internet pueda encontrar respuestas a preguntas de forma sencilla y ágil, enlazar todos los recursos y servicios de información. Debe permitir el intercambio de información y comunicación entre el bibliotecario, el profesor y el estudiante mediante el correo electrónico, chat y otros tecnologías interactivas dotando al sistema de significado. La plataforma tecnológica que se utilize debe fomentar el trabajo colaborativo entre los usuarios de la Biblioteca.

La publicidad es un elemento importante para promover los servicios de la biblioteca. Hay que crear un boletín electrónico donde se informe sobre los servicios de la biblioteca y destacar en la portada del website los servicios más frecuentes y los últimos servicios añadidos. La dirección electrónica de la biblioteca debe estar siempre presente en impresos, anuncios, en la tarjeta del usuario, en todos los sitios posibles. Pero hay que recordar que la mejor publicidad de los servicios de la biblioteca son los resultados que obtienen los usuarios.

Establecer como primera alternativa la compra de libros digitales y digitalizar el archivo vertical para integrarlos al website de la biblioteca.

Organizar un seminario con expertos en materia de derechos digitales y de autor y de seguridad electrónica. Una acción rentable es coordinar la actividad en alianza con las escuelas de derecho y con la oficina de seguridad de la universidad para establecer las políticas de seguridad y de preservación de recursos de información tanto impresos, digitales y en otros formatos.

Conclusiones

Los retos, las estrategias y recomendaciones descritas anteriormente pretenden ser un punto de partida para una reestructuración más efectiva de la Biblioteca. La biblioteca debe crecer en armonía con los demás componentes universitarios y dada su complejidad, debe asumir funciones de vanguardia en la educación universitaria. Así, visualizo la biblioteca más allá de sus paredes. La biblioteca es ella y es, además, el aula de clases, la oficina del profesor, el centro de consejería, el área de recreación de los estudiantes. Todos son espacios de alguna manera vinculados a la biblioteca. La biblioteca los ha modificado y los ha convertido en parte de su entorno. La biblioteca de hoy es el recinto universitario y sus alrededores.

Hoy, más que nunca, la biblioteca es un agente académico activo, inteligente, dinámico e indispensable. Como indicamos al comienzo, la biblioteca es la ventana principal por la cual miramos al mundo. Ella recopila, procesa y facilita el acceso a los más diversos conocimientos. Si la biblioteca se limita, la institución se limita. Una institución universitaria no está plenamente desarrollada si no desarrolla sus bibliotecas en coordinación con los otros servicios académicos y administrativos. Es necesaria desarrollar formas de interoperatividad entre las comunidades académicas, los estudiantes y demás usuarios.

La Biblioteca mas que nunca tiene un rol protagónico en la sociedad actual. Solo hace falta reorganizar algunos de sus servicios, proveer adiestramiento y mejorar y ampliar sus recursos en línea. Es un reto necesario para la universidad que todos queremos.