Del papeleo a la ciberburocracia

El papeleo al igual que los excesos de correos electrónicos, tan habituales en muchas de las organizaciones de hoy, pueden ser fatales para el cumplimiento de las metas y objetivos de la organización. La falta de estándares en el procedimiento del manejo de mensajería electrónica crea multiplicidad de personalidades y procesos lo que conduce a una conducta que atrapa a todos en la ciberburocracia. Tenemos que propiciar los cambios necesarios para una nueva forma de cómo hacer las cosas, de lo contrario estaremos condenados a vagar entre archivos verticales.

La pasada semana me contó un amigo, con muchos años trabajando para una organización gubernamental, que todo lo ponía por escrito pues había que mantener la historia para el futuro, cuando él ya no estuviese. Me pareció interesante lo que decía pues rápido vino a mi mente las clases de antropología e historia que tomé en la Universidad y las otras de documentación y catalogación. Mi cerebro recreo imágenes de archivos unos con otros llenando todo el espacio hasta el infinito. Me subió la presión, tuve que llenar mis pulmones de oxígeno para que con la misma rapidez se limpiaran esas imágenes de mi mente, lo logré.

Yo uso el correo electrónico para comunicarme desde que comencé a trabajar por primera vez, antes lo usaba para buscar novias, he sido consistente en la acción. A él le guardo la misma seriedad que mi amigo le guarda al papel. La mayoría de las comunicaciones las hago por el correo electrónico esperando igualmente una contestación en el caso que la amerite. Al igual que las que me envían las diligencio con agilidad y rapidez pues de seguro electrónicamente llega mas rápido al escritorio del destinatario que en papel.

Pero no todo es así de ágil y rápido como uno se lo espera pues en esto de las comunicaciones en las organizaciones uno puede ver de todo tipo de personalidades. Hay personas que te contestan el correo electrónico mediante una comunicación en papel. Otros te contestan después de que la situación tomo el curso correspondiente o se resolvió pues ven su correo electrónico cuando se acuerdan. Están los que escriben el documento en el procesador de palabras y te lo envían en attachment sin escribir nada en el espacio provisto para el mensaje que te trae el correo electrónico.

Los mas espantosos son los que te contestan o te escriben un correo electrónico y luego te envían el mismo mensaje por papel. Estos son los que deberían pensar en su responsabilidad y compromiso con el ambiente antes de imprimir un documento.

Estos diferentes tipos de personalidades, que sabemos que no son las únicas, son las que hacen que los procesos normales e importantes se tornen burocráticos, hacen que las cosas no fluyan con rapidez como lo amerita los asuntos hoy en día. Ni hablar del doble gasto que conlleva mantener dos sistemas de mensajería corriendo a la misma vez haciendo pensar que se botaron los dineros en las inversiones tecnológicas. Sabemos que no todos en una organización cuentan con computadoras ni acceso a la red pero en una red segura, estableciendo políticas de acceso y proveyendo salones para el acceso a computadoras para múltiples usuarios esto no es excusa para no utilizar el correo electrónico.

Todas estas complejidades mencionadas es lo que se junta para dar paso a la ciberburocracia. A veces me pregunto para qué usar el correo electrónico si es como si usara el papel; como si mi amigo no me dejara escapar del infinito laberinto de archivos verticales; como si se burlara de mi aparente ingenuidad; como si no se fuera a jubilar.

Existen leyes y políticas en la mayoría de los gobiernos del mundo que legitiman las transacciones electrónicas. Hoy en día hay organizaciones exitosas que venden sus servicios a través de todo el mundo solo por Internet.

Realmente, no basta con solo gerencial cambios en las organizaciones dirigidos a la utilización de sistemas electrónicos de mensajería, si no promover una nueva cultura de trabajo. Ya es hora que comencemos a hacer los cambios que hay que hacer pues los modelos de cambio existen. Es hora de que comencemos a ver las cosas desde otras perspectivas que plantean otras posibilidades de cómo hacer las cosas, de lo contrario estaremos condenados a que la historia resucite.

¿Conectado Puerto Rico?

Hace unos días leí en endi.com un titular que decía “Miles sin conectar al alcantarillado” y de inmediato pensé en la infraestructura de telecomunicaciones en Puerto Rico en vez de pensar, de primera instancia, en las negativas implicaciones ambientales de que la gente no descargue las aguas usadas en el sistema de alcantarillado sanitario.

Vivimos obsesionados con estar conectados: políticos, empresas, periodistas, vendedores, pues entendemos que algún beneficio importante traerá para el negocio, el que aplique. El tema también se hace parte de agendas en seminarios, conferencias, congresos y tertulias como un elemento innovador, pero que en la mayoría de los casos se convierte en un elemento publicitario, pues la sola palabra "tecnología" hace la agenda atractiva, pues si no se incluye el tema, la agenda no está completa.

Cuenta un amigo, experto en tecnología, que hay tres niveles de obsesión: los obsesionados, los moderados y los usuarios de baja frecuencia. Dice que “hay gente que viven de internet, pero hay quienes viven para internet, estos son los obsesionados con estar conectados”. Son los que cuando se levantan van a conectarse antes de lavarse los dientes. Indica que los moderados son los que utilizan internet para complementar sus referencias en el ámbito profesional y utilizan el correo electrónico para comunicase con otros colegas y amigos. Los moderados me recuerdan a algunos de mis amigos abogados que son expertos usando “copy y paste” para crear documentos legales que el finalizarlos no se dan cuenta que cada párrafo tiene un tipo de letra diferente, a menos que sean abogados que quieran romper con los estándares de los manuales de publicaciones, pero lo dudo. Para evitar que se reproduzca este nivel, ahora algunos maestros exigen a los estudiantes que no pueden usar internet para hacer las asignaciones.

El otro nivel, dice el experto en tecnología, son los que se conectan buscando información. Cuando la encuentran la imprimen y se desconectan. Estos son los temerosos a conectarse, los que piensan que al conectarse entraran a múltiples mundos donde la diversidad, en todo el sentido de la palabra, impera, haciéndolos vulnerables, débiles. A esos hay que decirles que la diversidad no es mala, ni mata el alma, ni la envenena; que por el contrario los hará crecer como seres humanos.

De seguro que los niveles de obsesión son mucho más complejos y diversos en la vida conectada, y quizás en mayor grado que en las realidades de la vida. Esto se da así por la amplitud de espacio virtual, ciberespacio, al que no accedes si no estás conectado.

Pero volvamos, no todos están conectados a este espacio que te permite experimentar nuevas experiencias, no todos tienen acceso al ejercicio del intercambio de ideas en el ciberespacio. Aunque sabemos que el número de conexiones a internet está aumentando dramáticamente, todavía no podemos hablar de espacios democráticos, pues miles no están conectados y otros miles aunque conectados es como si no lo estuviesen. Si son miles los que están sin conectar al sistema de alcantarillado de Puerto Rico, que lleva decenas de años construyendo líneas en una isla de 100 x 35 millas, imagínate cuántos aún estarán por conectarse a la red de redes y perderse en sus laberintos.

Lo importante es que asumamos las obsesiones con responsabilidad y establezcamos prioridades teniendo como foco el ser humano y sus sensibilidades. Ampliemos la visión hacia una perspectiva holística, pues la vida no es un cuadro del cual no se puede escapar. Las inversiones económicas, tecnológicas y de infraestructura tienen que adaptarse a las realidades humanas, no las realidades humanas adaptarse a las inversiones. La era de la información llegó a su fin y con ella los ingenieros, abogados, MBA y planificadores, porque vieron los problemas enmarcados en un cuadro y le buscaron soluciones esquematizadas. En la mayoría de los casos, obviaron las realidades humanas que son el halo de luz del ser humano.

Admito, la infraestructura de telecomunicaciones en Puerto Rico es como el sistema de alcantarillado. Y, por ellas corren muchas semejanzas.

Tengo que atender un mensaje de Google Talk, Esperanza2008 me escribe.

Preocupación por la violencia

Es repugnante y condenable los actos barbáricos de violencia de algunos que graban a deambulantes en actos bochornosos. La violencia es un problema social que tiene consecuencias negativas para el crecimiento sociopolítico de Puerto Rico y de cualquier otra sociedad. No podemos permitir que la insensibilidad se apodere de las mentes de nuestros niños, jóvenes y adultos.

Hoy debemos comenzar a ver la realidad de Puerto Rico y comenzar a aportar en la solución de este problema social. Sabemos que la problemática social se tiene que analizar desde diferentes perspectivas, pues son múltiples los factores que explican la conducta violenta de algunas personas.

Hay que proponer acciones estratégicas dirigidas a combatir la violencia. Entre estas acciones se encuentran:

• Campaña de sensibilización que consistan en actos a realizar en lospartidos políticos, instituciones públicas y privadas y medios decomunicación basandose en contenidos simples, directos y queejemplifiquen. Utilizar alguna señal visible tales como lazos,sumarse a un día concreto de movilizaciones, grandes encuentrosmusicales, etc.
• Acciones directamente políticas orientadas a los organismos comunitarios tipo congresos.
• Acciones dirigidas a utilizar el conocimiento de Universidades,Fundaciones, Grupos de estudio, etc. con el fin de crear un "tanque depensamiento" sobre dicho tema.
• Acciones de documentar mediante medios electrónicos tales comodocumentales y películas el lado social y humano de los deambulantes.

Además de proponer estas acciones por los recientes actos de violencia a los deambulantes, hacemos un llamamiento a todos en PuertoRico a poner fin de inmediato al continuo clima de violencia en el país, al uso de la violencia contra quienes mas necesitados están y asegurar el respeto a las libertades y los derechos sociales y políticos individuales y colectivos.