El papeleo al igual que los excesos de correos electrónicos, tan habituales en muchas de las organizaciones de hoy, pueden ser fatales para el cumplimiento de las metas y objetivos de la organización. La falta de estándares en el procedimiento del manejo de mensajería electrónica crea multiplicidad de personalidades y procesos lo que conduce a una conducta que atrapa a todos en la ciberburocracia. Tenemos que propiciar los cambios necesarios para una nueva forma de cómo hacer las cosas, de lo contrario estaremos condenados a vagar entre archivos verticales.
La pasada semana me contó un amigo, con muchos años trabajando para una organización gubernamental, que todo lo ponía por escrito pues había que mantener la historia para el futuro, cuando él ya no estuviese. Me pareció interesante lo que decía pues rápido vino a mi mente las clases de antropología e historia que tomé en la Universidad y las otras de documentación y catalogación. Mi cerebro recreo imágenes de archivos unos con otros llenando todo el espacio hasta el infinito. Me subió la presión, tuve que llenar mis pulmones de oxígeno para que con la misma rapidez se limpiaran esas imágenes de mi mente, lo logré.
Yo uso el correo electrónico para comunicarme desde que comencé a trabajar por primera vez, antes lo usaba para buscar novias, he sido consistente en la acción. A él le guardo la misma seriedad que mi amigo le guarda al papel. La mayoría de las comunicaciones las hago por el correo electrónico esperando igualmente una contestación en el caso que la amerite. Al igual que las que me envían las diligencio con agilidad y rapidez pues de seguro electrónicamente llega mas rápido al escritorio del destinatario que en papel.
Pero no todo es así de ágil y rápido como uno se lo espera pues en esto de las comunicaciones en las organizaciones uno puede ver de todo tipo de personalidades. Hay personas que te contestan el correo electrónico mediante una comunicación en papel. Otros te contestan después de que la situación tomo el curso correspondiente o se resolvió pues ven su correo electrónico cuando se acuerdan. Están los que escriben el documento en el procesador de palabras y te lo envían en attachment sin escribir nada en el espacio provisto para el mensaje que te trae el correo electrónico.
Los mas espantosos son los que te contestan o te escriben un correo electrónico y luego te envían el mismo mensaje por papel. Estos son los que deberían pensar en su responsabilidad y compromiso con el ambiente antes de imprimir un documento.
Estos diferentes tipos de personalidades, que sabemos que no son las únicas, son las que hacen que los procesos normales e importantes se tornen burocráticos, hacen que las cosas no fluyan con rapidez como lo amerita los asuntos hoy en día. Ni hablar del doble gasto que conlleva mantener dos sistemas de mensajería corriendo a la misma vez haciendo pensar que se botaron los dineros en las inversiones tecnológicas. Sabemos que no todos en una organización cuentan con computadoras ni acceso a la red pero en una red segura, estableciendo políticas de acceso y proveyendo salones para el acceso a computadoras para múltiples usuarios esto no es excusa para no utilizar el correo electrónico.
Todas estas complejidades mencionadas es lo que se junta para dar paso a la ciberburocracia. A veces me pregunto para qué usar el correo electrónico si es como si usara el papel; como si mi amigo no me dejara escapar del infinito laberinto de archivos verticales; como si se burlara de mi aparente ingenuidad; como si no se fuera a jubilar.
Existen leyes y políticas en la mayoría de los gobiernos del mundo que legitiman las transacciones electrónicas. Hoy en día hay organizaciones exitosas que venden sus servicios a través de todo el mundo solo por Internet.
Realmente, no basta con solo gerencial cambios en las organizaciones dirigidos a la utilización de sistemas electrónicos de mensajería, si no promover una nueva cultura de trabajo. Ya es hora que comencemos a hacer los cambios que hay que hacer pues los modelos de cambio existen. Es hora de que comencemos a ver las cosas desde otras perspectivas que plantean otras posibilidades de cómo hacer las cosas, de lo contrario estaremos condenados a que la historia resucite.
La pasada semana me contó un amigo, con muchos años trabajando para una organización gubernamental, que todo lo ponía por escrito pues había que mantener la historia para el futuro, cuando él ya no estuviese. Me pareció interesante lo que decía pues rápido vino a mi mente las clases de antropología e historia que tomé en la Universidad y las otras de documentación y catalogación. Mi cerebro recreo imágenes de archivos unos con otros llenando todo el espacio hasta el infinito. Me subió la presión, tuve que llenar mis pulmones de oxígeno para que con la misma rapidez se limpiaran esas imágenes de mi mente, lo logré.
Yo uso el correo electrónico para comunicarme desde que comencé a trabajar por primera vez, antes lo usaba para buscar novias, he sido consistente en la acción. A él le guardo la misma seriedad que mi amigo le guarda al papel. La mayoría de las comunicaciones las hago por el correo electrónico esperando igualmente una contestación en el caso que la amerite. Al igual que las que me envían las diligencio con agilidad y rapidez pues de seguro electrónicamente llega mas rápido al escritorio del destinatario que en papel.
Pero no todo es así de ágil y rápido como uno se lo espera pues en esto de las comunicaciones en las organizaciones uno puede ver de todo tipo de personalidades. Hay personas que te contestan el correo electrónico mediante una comunicación en papel. Otros te contestan después de que la situación tomo el curso correspondiente o se resolvió pues ven su correo electrónico cuando se acuerdan. Están los que escriben el documento en el procesador de palabras y te lo envían en attachment sin escribir nada en el espacio provisto para el mensaje que te trae el correo electrónico.
Los mas espantosos son los que te contestan o te escriben un correo electrónico y luego te envían el mismo mensaje por papel. Estos son los que deberían pensar en su responsabilidad y compromiso con el ambiente antes de imprimir un documento.
Estos diferentes tipos de personalidades, que sabemos que no son las únicas, son las que hacen que los procesos normales e importantes se tornen burocráticos, hacen que las cosas no fluyan con rapidez como lo amerita los asuntos hoy en día. Ni hablar del doble gasto que conlleva mantener dos sistemas de mensajería corriendo a la misma vez haciendo pensar que se botaron los dineros en las inversiones tecnológicas. Sabemos que no todos en una organización cuentan con computadoras ni acceso a la red pero en una red segura, estableciendo políticas de acceso y proveyendo salones para el acceso a computadoras para múltiples usuarios esto no es excusa para no utilizar el correo electrónico.
Todas estas complejidades mencionadas es lo que se junta para dar paso a la ciberburocracia. A veces me pregunto para qué usar el correo electrónico si es como si usara el papel; como si mi amigo no me dejara escapar del infinito laberinto de archivos verticales; como si se burlara de mi aparente ingenuidad; como si no se fuera a jubilar.
Existen leyes y políticas en la mayoría de los gobiernos del mundo que legitiman las transacciones electrónicas. Hoy en día hay organizaciones exitosas que venden sus servicios a través de todo el mundo solo por Internet.
Realmente, no basta con solo gerencial cambios en las organizaciones dirigidos a la utilización de sistemas electrónicos de mensajería, si no promover una nueva cultura de trabajo. Ya es hora que comencemos a hacer los cambios que hay que hacer pues los modelos de cambio existen. Es hora de que comencemos a ver las cosas desde otras perspectivas que plantean otras posibilidades de cómo hacer las cosas, de lo contrario estaremos condenados a que la historia resucite.
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